Service client : miser sur la permanence téléphonique externalisée ?

Service client miser sur la permanence téléphonique externalisée

Bon nombre d’entreprises collaborent actuellement avec des prestataires spécialisés dans l’accueil téléphonique. Cette préférence est particulièrement occasionnée par un souci de soigner le service client. De plus en plus exigeants, les consommateurs attendent des réponses rapides auprès des entreprises. Que ce soit pour une demande d’informations sur un produit ou un service, ou encore une réclamation entre autres. Il pourrait être difficile et contraignant pour les collaborateurs en interne de traiter tous les appels et réaliser leurs tâches dédiées au quotidien. D’où la raison pour la plupart des entreprises de se tourner vers la permanence téléphonique externalisée.

La permanence téléphonique externalisée : gain de temps et d’argent

Confier la gestion de son accueil téléphonique à des professionnels du secteur s’avère être avantageux pour les professionnels, quel que soit leur secteur d’activité. Cela se caractérise par plusieurs atouts indéniables.

Un gain de temps et une bonne notoriété

Force est d’admettre que les appels incessants au téléphone perturbent grandement l’organisation et la concentration des collaborateurs en interne. Beaucoup font le choix d’éviter ce cas en optant pour l’externalisation de leur permanence téléphonique d’entreprise afin de travailler dans un environnement serein.

Cela améliore largement la qualité du travail au quotidien. Par exemple, pour les professionnels de santé, ils ne seront pas interrompus au cours des rendez-vous avec leurs patients. Le professionnalisme est au rendez-vous puisqu’il y aura toujours des personnes dédiées et disponibles pour répondre à chaque appel et même prendre les messages dans des cas particuliers.

Une réduction des dépenses de l’entreprise et une économie d’argent

Se tourner vers l’externalisation de la permanence téléphonique est un réel gain d’argent. L’entreprise n’aura plus à dédier un secrétaire ou plusieurs collaborateurs à ce service. Ce qui réduit certainement les dépenses puisqu’il n’y a plus besoin d’allouer un budget inhérent à l’embauche ni à la gestion salariale du personnel.

Cela évite également les problèmes techniques puisque les matériels de prise en charge des appels sont gérés entièrement par le prestataire. D’ailleurs, il dispose de tous les moyens techniques et humains pour une permanence téléphonique respectant les normes. L’entreprise donneuse d’ordre n’aura plus à aménager un local professionnel pour son accueil téléphonique.

Collaborer avec des professionnels expérimentés et efficaces

Un prestataire de confiance est notamment celui qui est constitué d’un personnel bien formé et compétent. Il est en mesure de gérer les appels téléphoniques avec un grand professionnalisme. Bien que les prestations puissent varier d’un prestataire à l’autre, quelques principes peuvent être applicables à la plupart des professionnels du secteur.

Dans la majorité des cas, ils sont à même de traiter les appels sur des plages horaires plus larges. Tout dépend des besoins et des directives des donneurs d’ordres. Il est même possible que les télésecrétaires prennent en charge la gestion des rendez-vous urgents. Ce cas particulier peut être encadré par des formalités bien définies au préalable. Dans tous les cas, le prestataire se conformera aux consignes préétablies par leurs clients. Ce qui occasionne une bonne organisation de la permanence téléphonique.

Une tarification flexible et adaptée au budget des entreprises

Les entreprises spécialisées dans l’accueil téléphonique appliquent souvent une tarification bien flexible. Le coût est souvent variable en fonction du volume d’appels traité par jour. Mais il peut aussi dépendre du nombre de jours durant lesquels les téléopérateurs sont en service pour s’occuper de la permanence téléphonique.

Dans ce cas-ci, les entreprises donneuses d’ordre ont le choix pour une gestion ponctuelle ou partielle de ses appels. Mais il y a quand même ceux qui optent pour une gestion permanente de la réception des appels ou des prises de rendez-vous. Tout dépend entièrement des besoins de l’entreprise. En sus, il est également conseillé de demander plusieurs devis détaillés sur les missions proposées des prestataires afin de trouver l’offre correspondant le plus à son budget.