Tout comme le déménagement d’un particulier, le déménagement d’entreprise demande une organisation bien structurée. En fonction, le temps de préparation peut dépendre de la taille de l’entreprise. En général, le transfert d’une grande entreprise peut se faire entre 5 à 12 mois et d’un mois pour les petites entreprises. Pour ne rien oublier, une check-list du déménagement est nécessaire. Pour vous aider, retrouvez dans cet article les procédures et formalités administratives à effectuer pour un déménagement d’entreprise à Paris.
Dresser un calendrier
Pour éviter les mauvaises surprises, il est recommandé d’établir un calendrier. Son établissement vous permet de vous axer au mieux sur les étapes à suivre pour réaliser un transfert de bureaux. Pour cela, il faudra définir un rétro-planning en notant les différentes étapes clés.
- J+15 : Inaugurer le nouveau lieu de travail.
- Jour-J : nettoyer l’ancien local.
- J-7 jours : étiqueter et préparer les premiers cartons. Faites une inspection des derniers préparatifs.
- J-15jours : communiquer le nouveau plan de l’entreprise.
- J-20 jours : trier les affaires et archiver les dossiers essentiels. N’oubliez pas de faire une demande de transfert des lignes téléphoniques et d’Internet.
- J-1mois : organiser les premières visites de votre nouveau local pour mieux s’organiser une fois installées. Il faudra aussi procéder aux différentes démarches administratives liées au changement d’adresse.
- J-2 mois : faire effectuer les éventuels travaux et choisir le prestataire de déménagement.
- J-3 mois : communiquer avec les salariés et prendre leur avis en compte.
- J-6 mois : fixer une date de déménagement et poser un préavis pour votre ancien local.
Réaliser un audit et poser un préavis
Avant de procéder à la signature du bail de vos nouveaux locaux, il est conseillé de réaliser un audit des lieux. Pour cela, pensez à vérifier l’état des faux plafonds, du stockage du matériel informatique, des branchements informatiques, de la climatisation, de la ligne téléphonique et bien d’autres. Cette étape est nécessaire pour connaître les éventuels travaux à entreprendre. Il peut s’agir des travaux de réparation, de rénovation ou d’aménagement. Après avoir signé votre nouveau bail, vous devez poser votre préavis.
Fixer une date pour le déménagement d’entreprise
Il est très important d’avoir une date de prévue pour le déménagement, au moins 2 mois à l’avance. Le mieux est de déménager le week-end pour ne pas perturber votre activité. Ou si vous n’avez pas d’autres choix que de le faire durant les jours ouvrables, nous vous recommandons de prévoir une marge d’une semaine de télétravail pour l’ensemble des salariés. En effet, il serait risqué de rendre vos anciens locaux le vendredi 5 et de prendre les nouveaux le samedi 6.
Informer les collaborateurs
Pour alléger les tâches, vous devez impliquer vos personnels dans le projet de déménagement d’entreprise. Pour certains salariés, l’annonce d’un déménagement de l’entreprise peut représenter une opportunité pour eux ou au contraire un blocage. Pour garantir la continuité de l’activité, vous pouvez par exemple désigner un responsable du déménagement pour gérer l’équipe.
Faire l’inventaire des affaires
Comme dit précédemment, pensez à effectuer un inventaire une fois que vous avez fini d’emballer et d’étiqueter vos affaires. Vous avez la possibilité de prévoir du nouveau mobilier si nécessaire pour optimiser l’espace.
Procéder aux démarches de transfert de local
Pour un déménagement d’entreprise réussi, vous devez informer certains organismes et administrations de votre changement d’adresse. On peut citer : l’URSSAF, la sécurité sociale, la caisse de retraite, le centre des impôts, la préfecture, les organismes d’assurance, etc.
Trouver de nouveaux locaux
Avant d’annoncer un déménagement d’entreprise, il est obligatoire de choisir de nouveaux locaux à l’avance. Votre choix doit se baser sur vos critères de recherche : taille des locaux, budget, localisation et nombre de salariés.
Solliciter l’expertise d’un professionnel dans le domaine
Pour un transfert d’entreprise réussi, il vaut mieux confier l’opération des experts dans le domaine. Effectivement, seule une entreprise de déménagement à Paris pourra vous assister durant toutes les étapes de déménagement. Pour trouver un déménageur fiable, n’hésitez pas à les comparer.
