Les documents notamment en format papier sont bien évidemment toujours indispensables pour pratiquement toutes les entreprises. Mais le fait de les numériser est sans aucun doute un avantage indéniable de nos jours. En particulier où la digitalisation d’une entreprise pour le « tout-numérique » est désormais une étape évolutive quasi incontournable.
Toutefois, archiver numériquement les documents nécessite en l’occurrence de les saisir. Bien qu’il s’agisse d’une tâche relativement simple, elle requiert cependant du personnel et du temps non négligeable. C’est l’une des raisons pour laquelle la saisie de données est généralement confiée à un prestataire spécialisé. Justement, voici quelques-unes des importantes choses à connaître si vous songez à l’externalisation de la saisie de vos données.
Opter pour le bon prestataire de saisie de données
Il faut savoir qu’il existe désormais une pléthore de prestataires spécialisés dans la saisie de différents types de données à numériser (documents administratifs, catalogues, annuaires, questionnaires, sondages, coupons-réponse, etc.). Justement, vous aurez largement le choix du sous-traitant, mais il faut encore choisir celui qui répondra le mieux à vos attentes et à vos besoins. Sans oublier de prendre en considération sa localisation pour des raisons de praticité entre autres.
Toutefois, il vous est tout à fait possible d’opter pour une saisie délocalisée de vos données même à l’étranger comme à Madagascar par exemple. Non seulement le décalage horaire n’est pas conséquent par rapport à la France puisqu’il n’y a qu’une ou deux heures selon les saisons. À noter qu’il n’y a rien à craindre par rapport à la sécurité de vos documents, aussi sensibles soient-ils, grâce à des protocoles de sécurisation spécialement mis en place. À ce propos, sachez que chez certains prestataires vos documents restent toujours disponibles en France et ils peuvent même vous être renvoyés si besoin est !
Privilégier les sous-traitants proposant des prestations sur-mesure
Comme évoqué précédemment, vous aurez l’embarras du choix des prestataires spécialisés dans la saisie de données. Si certains sous-traitants sont notamment experts dans un domaine spécifique comme la banque, d’autres sont en l’occurrence plus polyvalents. D’ailleurs, ces derniers proposent généralement une prestation modulable en fonction des besoins de son client. Dans la majorité des cas, ils ont à disposition des opérateurs de saisie pluridisciplinaires qualifiés.
Dans l’éventualité où vos données à numériser sont relativement spécifiques à l’exemple de celles d’une banque, il est alors conseillé de vous tourner vers un prestataire spécialisé. En effet, ses opérateurs de saisie doivent entre autres être au préalable familiers aux langages bancaires. Sinon, vous bénéficierez d’une prestation sur-mesure en optant pour les sous-traitants polyvalents puisqu’ils sont capables de réaliser pratiquement tous les types de missions de saisie de données. Qui plus est, le fait de personnaliser votre saisie de données vous permettra également de maîtriser les coûts de cette prestation selon vos moyens à disposition.
Réaliser des économies grâce à l’externalisation
Si votre entreprise a décidé de passer le cap pour une transformation digitale, l’étape de la numérisation de vos données est alors quasi incontournable. Toutefois, il faut savoir que cette tâche d’importance nécessite un budget généralement considérable si elle est en l’occurrence réalisée en interne. Non seulement vous devez dédier du personnel à l’accomplissement de la saisie de vos données, mais elle est aussi particulièrement chronophage. Sans oublier qu’il vous est possible de consacrer un budget supplémentaire pour vous équiper en matériels informatiques et logiciels indispensables, voire un nouveau local dédié.
Voilà pourquoi bon nombre d’entreprises confient la saisie de leurs données à des sous-traitants. En effet, ces derniers ont bien évidemment déjà à leur disposition toutes les ressources requises. Que ce soit les différents matériels indispensables, mais aussi les opérateurs de saisie qualifiés afin de réaliser une mission dans un bref délai. Vous pouvez ainsi faire des économies certainement non négligeables grâce à l’externalisation de votre saisie de donnée. Mieux encore, si vous optez pour une prestation modulable, vous pouvez maîtriser davantage le coût de la prestation. En sus, le tarif des prestataires délocalisés à l’étranger est généralement moins cher comparé aux locaux.
